TOCAR PROCESSO PARA GANHAR O QUE?

Por Pedro Mello

No âmbito dos negócios empresariais, temos visto muito a respeito da gestão de processos, ou da gestão orientada por processos, e ligado a isso, a utilidade que os processos tem para a empresa, bem como a contrapartida de esforços, recursos e cuidados que devem ser aplicados aos mesmos para se obter tais benefícios. Muitas organizações tem estruturado equipes, voltadas especificamente aos cuidados com os processos, os chamados Centros de Gerenciamento de Processos, mostrando o valor desse componente como base para a gestão empresarial. Todavia, só esse tipo de informação nem sempre é suficiente para o convencimento sobre as múltiplas funcionalidades e versatilidade dos processos, que justifiquem investimentos, e nesta esteira vem a pergunta: Cuidar de processos, para ganhar o que?

A seguir, 10 boas razões, que justificam cuidados e esforços, na gestão dos processos de negócio das empresas: 

 

 

1.       Processo é o coração do negócio e propicia a harmonização ao seu tripé de sustentação: Pessoas, Estratégia e Tecnologia, fazendo com que haja linguagem comum e uniformização entre os mesmos. É através dos processos que se executam as intenções estratégicas traçadas pela empresa e onde o acompanhamento e eventuais correções de rota acontecem para assegurar a fidelidade ao caminho estratégico traçado.

 

2.       As empresas que dedicam cuidados na identificação e mitigação de riscos operacionais, se utilizam da realidade desenhada pelos processos, para localização da fragilidade, freqüência, volume, probabilidade e nível de impacto da sua ocorrência e com base nisto,  adotam as medidas que entendem necessárias. O acompanhamento, bem como a avaliação da eficácia dessas medidas, ocorrem  no contexto da execução dos processos.

 

3.       A busca da excelência na execução das atividades que geram os produtos, se dá, dentre outros métodos,  pela comparação da realidade dos processos da empresa, com a realidade apresentada como melhores práticas em processos de outras empresas, caracterizando o benchmarking.

 

4.       O consumo de insumos, que envolve mão-de-obra (pessoas), recursos tecnológicos, matéria-prima, informações, etc., se dá na execução dos processos. Os cuidados no sentido da avaliação da qualidade e do retorno ideal desse investimento, é feito baseado no custeio orientado pelas atividades do processo.

 

5.       Os Softwares de gestão empresarial suportam e informatizam as atividades previstas nos processos. É com base nesta realidade que se diz que um sistema tem maior ou menor aderência à determinada empresa, ou seja, os processos e a forma de execução preconizada pelo software está mais ou menos próximo àquela praticada pela empresa que está fazendo a análise. Nos projetos de implementação de software de gestão empresarial, visando garantia de êxito, faz-se a documentação e análise dos processos da empresa e os comparam com os processos do software, visando mensurar volumes e impactos das adequações necessárias, na empresa, ou no próprio software.  

 

6.       Bastante se tem falado a respeito das competências requeridas pelos processos. Seu gerenciamento, mensuração e aprimoramento, tem sido objeto de projetos que os identificam e registram, e por outro lado, identificam e registram as competências que cada funcionário possui. Assim, pela análise comparativa, se visualizam os "gap's" entre as competências requeridas pelos processos e as disponibilizadas pelos colaboradores, demonstrando de forma concreta a necessidade de capacitação e  desenvolvimento de pessoal. Competências requeridas pelos processos tem sido usadas também para seleção de pessoal, bem como movimentação interna de pessoal e sua conseqüente redução de custos trabalhistas.

 

7.       A geração de produtos nas empresas deve obedecer a um conjunto de atividades definidas e validadas, constituindo o padrão de trabalho, e portanto essencial à qualidade. Para que essa forma de trabalho seja seguida, em qualquer ponto de sua execução, evitando-se que cada um trabalhe a seu modo, documentam-se os processos, cuja documentação se torna o guia para o desenvolvimento das atividades. A aplicação de normas internas e/ou aquelas emanadas por entidades externas, (legislações e regulações) também se efetiva no contexto dos processos.

 

8.       A aplicação dos conceitos de qualidade, a sua mensuração e a adoção de medidas corretivas nos casos de desvios, se dão na execução dos processos. O sistema da qualidade ISO, a partir da versão 2000, passou a adotar processos como base para a certificação, em substituição à certificação por produto, ou área, como era feito anteriormente.

 

9.       Fraquezas e/ou Problemas que interferem na Qualidade, Produtividade e no Custo dos produtos, são identificados e tratados, visando a sua eliminação ou minimização, nos processos. Projetos que envolvem o repensar na forma de geração dos produtos, também chamado de reengenharia, são executados com base nos processos.

 

10.   Uma empresa é constituída de edifícios, equipamentos, materiais, tecnologias, conhecimentos, habilidades e pessoas, que em si mesmos não dão vida à empresa. A manifestação de "vida" pulsando na empresa só se manifesta quando, usando esses componentes, se define e se inicia a execução dos processos de negócio.